Videokonferenzen meistern

Keine Reisezeit, keine Reisekosten und mit einem Klick dabei: Nicht nur in Zeiten von Corona sind Videokonferenzen eine praktische Möglichkeit, mit anderen Menschen in Kontakt zu bleiben. Egal, ob privat oder in der Weiterbildung, im Austausch mit Eltern oder zwischen Kolleginnen und Kollegen. Damit ihr via Bildschirm eine gute Figur macht, haben wir euch ein paar Tipps für funktionierende Videokonferenzen zusammengestellt.

Was sind die Basics

  1. Licht ins Gesicht

Achtung vor starken Lichtquellen im Hintergrund. Das macht euer Gesicht dunkel und schlecht erkennbar. Bei künstlicher Beleuchtung wirkt eine drehbare Bürolampe Wunder.

Bild Webinar Gegenlicht

  1. Kamera auf Augenhöhe

Achtet darauf, dass die Kamera auf Augenhöhe eingestellt ist. Von unten gefilmt wirkt nicht sehr vorteilhaft – oder?

Bild Webinar Kamera auf Augenhöhe

  1. Technik ist das A & O

Für Videokonferenzen ist eine saubere Übertragung das A und O – und übrigens auch alle Buchstaben dazwischen. Ohne ordentliche Bildübertragung und verständlichen Ton seid ihr einfach nicht vorhanden, egal was ihr zu sagen hättet. Gutes Euquipement kann euch dabei helfen.

Mit einem Headset mit Mikrofon könnt ihr euer Gegenüber besser verstehen und der Ton wird deutlicher übertragen. Checkt vorab, ob der Computer euer Headset erkennt. Mit einem Kratztest am Headset-Mikro könnt ihr das schnell prüfen. Denkt auch an die Geräusche im Hintergrund. Sucht euch deshalb vor dem Videomeeting einen ruhigen Raum, schließt die Fenster und schaltet das Telefon stumm.

Bild Webinar Headset

Tipp: Akku laden! Auch Videokonferenzen mit Laptop, Tablet oder Smartphone sind inzwischen sehr gut machbar und qualitativ hochwertig. Achtet aber unbedingt darauf, dass der Akku geladen ist!

Tipp: Bandwürmer stoppen! Manche Programme rauben euch kostbare Bandbreite. Diese „Bandwürmer“ knabbern an eurer Bandbreite und verlangsamen dadurch die Internetverbindung. „Bandwürmer sind z. B. Dropbox, Onedrive, Netflix usw., also alle Programme die mit dem Internet agieren. Ein „Bandwurm“ kann aber auch im Raum nebenan sitzen. Wenn im Nebenzimmer gerade die „Herr der Ringe“ Trilogie heruntergeladen wird, verknappt das natürlich eure Bandbreite.

Tipp: Neu starten! Manchmal liegt es gar nicht an der langsamen Internetverbindung, sondern daran, dass der Computer in die Knie geht. Es hat sich deshalb bewährt, vor wichtigen Konferenzen einfach den Rechner neu zu starten und alle überflüssigen Programme zu schließen.

  1. Aufgeräumter Hintergrund

Zu viel Hintergrundrauschen lenkt ab. Gegen ein aufgeräumtes Büro ist aber eigentlich nichts einzuwenden. Doch aufgepasst! Der Hintergrund kann sich auch während der Konferenz noch verändern, zum Beispiel, wenn jemand in den Raum kommt. Ein entsprechendes Schild an der Tür hilft wahre Wunder.

Erfolgreich moderieren

Vielleicht haben schon einige von euch missglückte Videomeetings hinter sich gebracht. Nachdem alle technischen Hürden aus dem Weg geräumt wurden, geht es jetzt darum, Videokonferenzen zu leiten – und was dabei schief gehen kann. Mit diesen sechs Tipps kommt ihr gut durch jede Videokonferenz:

  1. Termin fixieren

Es klingt so einfach, doch nicht selten scheitern virtuelle Treffen schon an Termin-Missverständnissen. Verschickt deshalb am besten Termine, die bestätigt werden müssen und sich automatisch in den Kalender eintragen. Das klappt z. B. mit Outlook ganz gut. Falls nicht alle Beteiligten mit elektronischen Kalendern arbeiten, schickt noch eine eMail hinterher – sicher ist sicher.

  1. Agenda vorab versenden

Schickt die Agenda als kurze Mail vorab an alle TeilnehmerInnen. So können sich alle darauf vorbereiten – oder absagen, wenn die Themen nicht relevant für sie sind. Achtet darauf, dass klar und übersichtlich formuliert ist, was ihr vorhabt. In der Videokonferenz ist die Agenda euer roter Faden, auf den ihr immer wieder zurückgreifen könnt.

  1. Warm UP

Plant ein kurzes „Warmlaufen“ mit den Teilnehmenden! Das kann eine Vorstellungsrunde sein, oder auch ein kurzer „Ratsch“ über das Wetter vor Ort. Falls sich die Teilnehmenden noch gar nicht kennen, nutzen wir gern diese Blitzlicht-Variante: Reihum ergänzt jede und jeder einen vorgegeben Satz. Passend zu unserem Thema könnte der Satz lauten: „Gute Videokonferenzen bedeuten für mich …“

  1. Mikrofone ausschalten

Vereinbart zu beginnt, dass alle zunächst ihre Mikrofone ausschalten. Das vermeidet, dass ungewollte Störgeräusche übertragen werden und die Sprechenden stören. Je nach Konferenztool gibt es Möglichkeiten, sich zu Wort zu melden. Vereinbart, wie eure Gesprächskultur sein soll.

Tipp: Konferenzkärtchen können euch dabei helfen, Rückmeldungen einzuholen, ohne, dass jeder etwas sagen muss. So könnt ihr die Teilnehmenden zwischendrin aktivieren und habt trotzdem keine großen Verzögerungen.

  1. Zeit steuern

Die Zeit eurer Teilnehmenden ist ein wertvolles Gut. Fixiert deshalb schon bei der Termineinladung den zeitlichen Rahmen, weist zum Start darauf hin und am wichtigsten – haltet euch daran. Startet pünktlich und steuert gegen, wenn es zu zeitfressenden Einzeldiskussionen kommt. Die lassen sich auch separat nach der Videokonferenz fortführen.

  1. Sehen und hören alle das Gleiche?

Fragt gleich zum Start nach ob euch alle gut hören und sehen können. Wir arbeiten gerne mit Bildschirmübertragungen, wenn Aufgabenlisten oder Texte gemeinsam besprochen und bearbeitet werden. Das ist sehr effektiv. Vergewissert euch aber auch da, ob alle das Live-Bild sehen können. Gerade beim Umschalten auf Bildschirmübertragung kann es zu Störungen kommen.

Fazit

Videokonferenzen können ohne großen Aufwand gemeistert werden, einfach nur, indem man sich gut darauf vorbereitet. Übrigens: Warum nicht in Zeiten von Corona einen digitalen Morgenkreis für die Kita anbieten oder eine Online-Hausaufgabenbetreuung? Oder einfach mal mit euren Freunden online quatschen?

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